Kunnanhallitus
Pöytäkirja 10.05.2021/Pykälä 82

Kh 10.05.2021 § 82 

90/02.08.00/2021

Valmistelija Eija Hämäläinen, hallintojohtaja

 p. 040 354 0292, eija.hamalainen@rautjarvi.fi

Kunnan talouden ja toiminnan raportointia on tarpeen kehittää. Raporttien perustietojen keräämisen automatisointi mahdollistaisi keskittymistä enemmän analysointiin. Raportteja tulee kehittää myös luottamus-henkilöiden kannalta informatiivisemmaksi.

Strategisten tavoitteiden toteutumisen seurannassa tulee hyödyntää erityisesti ulkoisia tietokantoja yhdistettynä kunnan talouden ja toiminnan raportointiin.

Rautjärven kunnalla on strategisena tavoitteena läpi organisaation prosessien sujuvoittaminen sekä digitalisten palvelujen laajentaminen ja tehokas käyttö tuottavuuden lisäämiseksi.  Taloushallinnon ja hallinnon eri suunnitelmien ja ohjelmien seurannan tehostaminen yhteisellä välineellä, vähentää resurssitarvetta ja virheiden määrää sekä parantaa toiminnan laatua ja läpinäkyvyyttä. Erityisesti strategian, talousarvion, tilinpäätöksen sekä osavuosikatsausten laatiminen vaatii merkittävässä määrin manuaalista käsin tehtävää työtä, joka vie runsaasti resursseja ja on virhealtista. Talousarvion, tilinpäätöksen sekä osavuosikatsausten laatimiseen osallistuu Rautjärven kunnassa noin 18 henkilöä.

Kuntamaisema tarjoaa Rautjärven kunnalle tiedolla johtamisen palvelu-kokonaisuutta, joka sisältää Controller -työkalun vuosijohtamisen tueksi (automaattiset raportit vuoden raportointiprosesseihin) ja  Johdon Dashboard -työkalun johtoryhmän ja luottamushenkilöiden kuukausitason visuaaliseen raportointiin (johtoryhmän jatkuva tilannekuva). Työskentely-ympäristöt voidaan hankkia ja toteuttaa erikseen.

Kuntamaisema tarjoaa kuntien, kaupunkien ja yhteistoiminta-alueiden johtamisen tietotarpeisiin palveluratkaisuja ja asiantuntijapalveluita. Tarjoaja on Suomen johtava kuntien toiminnanohjauspalveluita tuottava yritys. Kuntamaisema on osa NHG Finland Oy:tä.

Yritys on tehnyt palvelujen selvityksiä ja analysointeja jo yli 10 vuoden ajan ja keränneet samalla laajan vertailuaineiston ja osaamisen kuntapalvelujen johtamisen tueksi. Päämääränä on tehostaa julkisten toimijoiden tiedolla johtamista.

Maisema on kuntapalveluiden talouden suunnittelun ja seurannan, kuntalaskutuksen, tuotteistamisen sekä raportoinnin väline. Se tarjoaa ratkaisuja talousarvion toteutumisen seurantaan ja tilinpäätöstietojen analysointiin. Kuntien ja kuntayhtymien johtamisen tueksi palveluntuottaja tuottaa tietoa lisäksi monipuolisten taloudellisuus- ja tuottavuusmittareiden sekä optimointilaskelmien avulla. Vuosittain tehtävässä kuntavertailussa selvitetään Maisema-kuntien palveluiden vahvuudet ja kehittämistarpeet yhdenmukaiseen tietoon pohjautuen.

Yritys tarjoaa lisäksi kohdennettuja selvityksiä sekä johtamisen palveluita, jotka pohjautuvat Maisema-järjestelmän löydöksiin ja kuntavertailutiedon antamiin suosituksiin hyvistä toimintamalleista.

Palvelupaketti vähentäisi valmisteluun käytettävää työaikaa ja arviolta säästyisi puolet valmisteluun käytetystä työajasta, joka voitaisiin käyttää tarkoituksenmukaisimpiin työtehtäviin. Tiedon keruun automatisoinnilla yhteen käytettävään välineeseen, joka on laajasti ja kokonaisvaltaisesti käytössä, parannetaan tiedon läpinäkyvyyttä ja tiedon virheettömyyttä sekä sen saatavuutta.

 Johdon Dashboardin hyödyt:

• Luo johdolle kuukausittaisen tilannekuvan toimintaympäristön ja oman toiminnan kehittämisestä
• Automatisoi ja visualisoi väestö-, työllisyys- ja yrityskatsaus -raportoinnin
• Automatisoi ja visualisoi kunnan talouden ja osin myös toiminnan kuukausiraportoinnin
• Kuntamaisema ylläpitää, päivittää ja vastaa tietojen siirrosta
• Helppo käyttää ja analysoida tietoa
• esimerkiksi voidaan seurata kunnan uuden strategian toteutumista jopa kuukausitasolla

Controller -työkalun hyödyt:

• Maisema -työkalun avulla yhdistetään talous ja toiminta ja mahdollistetaan jopa kuukausitasoinen raportointi kuukausi- , osavuosi-, puolivuosi- ja tilikausitasolla
• Ei päällekkäisyyttä kunnan nykyisen taloushallintotyökalun kanssa, vaan raportointia parantava kerros taloushallintotyökalun päällä
• Sopii yhteen kaikkien Suomessa käytössä olevien taloushallintotyökalujen kanssa

Palveluun on mahdollista antaa käyttöoikeudet myös luottamushenkilöille, jolloin heidän on mahdollista seurata keskeisten kunnan toimintaa kuvaavien indikaattorien (esimerkiksi väkiluku ja työllisyys) kehittymistä helposti ja ajantasaisesti. Kuntavertailua puolestaan voidaan käyttää kunnan toiminnan vertailuun muiden vastaavanlaisten kuntien kanssa sekä talouden tasapainottamismahdollisuuksien analysointiin. Lisäksi palveluun kuuluu jatkuva asiakaspalvelu ja raportoinnin tuki sekä käyttöönotto, tietojen siirrot ja koulutus.

Tiedolla johtamisen kokonaispaketin hinta on 9 200 € / vuosi (alv 0%). Erikseen hankittuina Johdon dashboard - visuaalinen johdon tilannekuva 6 500 € (alv 0%) ja Controller työkalu - vuosijohtamisen tuki ja raportointi  6 500 € (alv 0%).  Lisäksi palveluun kuuluu jatkuva asiakaspalvelu ja raportoinnin tuki sekä käyttöönotto, tietojen siirrot ja koulutus.             

Esittelijä Kunnanjohtaja Anttila Harri

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää hankkia Kuntamaisemalta palvelukokonaisuuden, joka sisältää johdon dashboardin ja  controller-työkalun hintaan 9 200 euroa per vuosi (alv 0 %) 1.8.2021 lähtien. Palvelu jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Palvelu on irtisanottavissa vuosittain kolme kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä.                           

Päätös Hyväksyttiin.