Kunnanvaltuusto
Pöytäkirja 26.05.2025/Pykälä 28

Kh 19.05.2025 § 105 

Valmistelija Heli Janhunen, hallintojohtaja

 Puh. 040 3540 292, heli.janhunen@rautjarvi.fi

Kunnanhallitus käsitteli 3.12.2024 ja 19.12.2024 kokouksissaan ilmiantoa Yritystila Aholan vuokrauksesta. Hallitus on saanut hallintojohtajalta perusselvityksen ja päättänyt pyytää ulkopuoliselta taholta lausunnon asiasta ennen mahdollisiin jatkotoimiin ryhtymistä. Samalla hallitus on päättänyt, että jatkossa kaikki vuokrasopimukset tullaan käymään lävitse.

Tilanne 9.5.2025:

Vuokrasopimukset on käyty läpi ja niiden päivittäminen on aloitettu. Vuokrasopimusten laatimisen ja varsinkin laskutuksen varmistamiseksi on sopimusten laatimisprosessia muutettava. Tällä hetkellä sopimuksia laaditaan word ohjelmistossa, kuitenkin kunnassa on käytössä KOKI-ohjelmisto, joka on tarkoitettu sopimusten laatimiseen ja hallinnointiin. Laskutusaineisto siirretään KOKIsta laskutukseen.

Ehdotus prosessin muuttamiseksi:

Siirryttäessä käyttämään KOKIa sopimusten laadintaan varmistetaan, että kaikki vuokrasopimukset ovat laskuttajien tiedossa. Samalla varmistetaan se, että vuokratuista kohteista on saatavissa raporttimuotoista tietoa. Tällä hetkellä KOKIa pääasiassa käyttää asiakaspalvelun palvelusihteeri. Jatkossa tehtävä voidaan jakaa niin, että myös elinympäristöpalveluiden palvelusihteeri hallitsee sopimusten tekemisen teknisesti. Kun kaikki sopimukset laaditaan siihen tarkoitetussa ohjelmassa, ei erillistä seurantaa tai tarkastusta tarvita, ohjelmasta tulostettu raportti riittää varmistamaan oikean laskutuksen.

Esittelijä Kunnanjohtaja Anttila Harri

Päätösehdotus Kunnanhallitus merkitsee tilintarkastuspöytäkirjan tiedoksi ja ohjeistaa prosessia korjaavat sekä sisäisen valvonnan toimenpiteet.

Päätös Muutettu päätösehdotus:
Kunnanhallitus saattaa asian käsittelyn kunnanvaltuustolle tiedoksi.

Päätös:
Hyväksyttiin muutetun päätösehdotuksen mukaisella lisäyksellä.

Kv 26.05.2025 § 28 

11/02.02.02/2025

Valmistelija Heli Janhunen, hallintojohtaja

 p. 040 354 0292, heli.janhunen@rautjarvi.fi

Esittelijä Kunnanjohtaja Anttila Harri

Päätösehdotus Kunnanvaltuusto merkitsee tilintarkastuskertomuksen vuokralaskutuksesta 2024 tiedokseen.

Päätös Merkittiin tiedoksi.