Kunnanhallitus
Pöytäkirja 27.09.2021/Pykälä 188

Kh 21.06.2021 § 117 

Valmistelija Harri Anttila, kunnanjohtaja

 p. 040 055 9034, harri.anttila@rautjarvi.fi

Kunnan on osaltaan noudatettava tietosuojalakia ja EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämä tarkoitaa, että kunnan toiminta on järjestettävä siten, että henkilötietoja käsiteltäessä on:

- toimittava lainmukaisesti, asianmukaisesti ja läpinäkyvästi

- kerättävä tietoa tiettyä nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten

- kerättävä tietoa vain tarpeellinen määrä

- epätarkat ja virheelliset tiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä

- säilytettävä tietoja ainoastaan niin kauan, kun se on tarpeen

- toimittava luottamuksellisesti ja turvallisesti

Kunnan on huolehdittava, että kaikki kunnassa luottamuksellisia tietoja käsittelevät henkilöt tietävät vastuunsa ja käsiteltävä kaikki henkilötietoihin ja tietoturvaan liittyvät poikkeamat sekä raportoiva niistä tarvittaessa asianosaisille ja viranomaisille.

Luottamuksellisten tietojen käsittelyn tietoturvallisuuteen liittyvät salassa-pitomääräysten ja tietojärjestelmien turvallisen käytön sekä kunnan toimintaohjeiden noudattaminen.

Kunnan työ- ja virkasuhteisen henkilöstön edellytetään tekevän hyväksyttävästi tietoturvatestin sekä allekirjoittavan sitoumuksen tietosuojan ja -turvan noudattamisesta.

Sähköisten kokousten toteuttaminen hallintosäännön mukaisesti ja esim. Teams-ympäristön laaja käyttö edellyttää, että luottamushenkilöille annetaan oikeudet kirjautua kunnan sisäiseen tietojärjestelmään, jolloin tulee noudattaa kunnan ja Meitan tietoturvakäytäntöjä.

Luottamushenkilöiden tietoturvallisen toiminnan toteutumiseksi on laadittu sitoumus, jossa selvitetään henkilön vastuut toimiessaan kunnassa.

Esittelijä Kunnanjohtaja Anttila Harri

Päätösehdotus Kunnanhallitus esittää, että kunnanvaltuusto hyväksyy sitoumuksen tietoturva- ja viestintäperiaatteiden noudattamisesta käytettäväksi Rautjärven kunnassa ja päättää, että sitoumus on käsiteltävä luottamushenkilötoimielimissä ja kaikkien luottamushenkilöiden tulee allekirjoittaa sitoumus.                           

Päätös Hyväksyttiin.

Kv 09.08.2021 § 44 

Valmistelija Eija Hämäläinen, hallintojohtaja

p. 040 354 0292, eija.hamalainen@rautjarvi.fi

Esittelijä Kunnanhallitus

Päätösehdotus Kunnanvaltuusto hyväksyy sitoumuksen tietoturva- ja viestintäperiaatteiden noudattamisesta käytettäväksi Rautjärven kunnassa ja päättää, että sitoumus on käsiteltävä luottamushenkilötoimielimissä ja kaikkien luottamushenkilöiden tulee allekirjoittaa sitoumus.

Päätös Valtuusto päätti yksimielisesti palauttaa asian uudelleen valmisteltavaksi.

Kh 16.08.2021 § 134 

Valmistelija Harri Anttila, kunnanjohtaja

p. 0400 559 034, harri.anttila@rautjarvi.fi

Valtuuston keskustelussa tietoturva- ja viestintäperiaatteiden noudattamista koskevan sitoumuksen lisäksi nostettiin esille rautjarvi.fi käyttäjätunnukseen liittyvän sopimuksen ongelmat, koska se ei ole luonteeltaan työsopimus, vaikka Meita Oy:n järjestelmässä se joudutaan rinnastamaan työsopimukseen.

Molemmissa on ensisijaisesti kysymys tietoturvakäytäntöihin sitoutumisesta ja arkaluontoisen tiedon salassapitovelvoitteesta. Kunnalla on vastuu huolehtia siitä, että kaikki kunnan tietojärjestelmiä käyttävät ja tehtävässään mahdollisesti arkaluontoisia tietoja saavat ovat tietoisia noudatettavista käytännöistä ja niihin liittyvistä vastuista ja velvoitteista.

Selkeimmin tämä huolehtimisvelvollisuuden täyttäminen on osoitettavissa allekirjoitetulla sitoumuksella. Kuntaan palvelussuhteessa olevilta henkilötietoja käsitteleviltä edellytetään sitoumuksen lisäksi myös hyväksyttävä tietosuojatesti.

Kunnan on myös huolehdittava, että kunnassa toimivat henkilöt ovat tietoisia kunnan viestintäperiaatteista ja tunnistavat asiallisen ja asiattoman viestinnän eron.

Kunnan on myös työnantajana turvattava henkilöstön asemaa epäasiallisen tiedon levittämiseltä ja maalittamiselta. Samat periaatteet ovat turvaavat demokraattiseen päätöksentekoon osallistuvia luottamushenkilöitä.

Sitoumuslomakkeessa on huomioitava, että velvoite asialliseen viestintään koskee vain luottamustehtävää tai sen mukanaan tuomia velvollisuuksia. Sitoumuksella ei rajoiteta yksityistä viestintää tai sen sisältöä, kun se selkeästi erotetaan kunnan ja luottamustehtävään liittyvästä viestinnästä.

Rautjarvi.fi käyttäjätunnukseen liittyvässä sopimuksessa on tarpeeton, harjoittelijasopimuksissa käytetty, sitoumus "Sopimussuhteen aikana työnantajan tiloissa, välineillä tai työaikana tekemät keksinnöt ja patentit ovat organisaation omaisuutta myös tämän sopimuksen päättymisen jälkeen."

Esittelijä Kunnanhallitus

Päätösehdotus Kunnanhallitus esittää, että kunnanvaltuusto hyväksyy sisällöltään sitoumuksen tietoturva- ja viestintäperiaatteiden noudattamisesta käytettäväksi Rautjärven kunnassa ja päättää, että sitoumus on käsiteltävä luottamushenkilötoimielimissä, jolla voidaan varmistaa kaikkien toimielinten jäsenten saaneen tiedon tietoturva- ja viestintäperiaatteista.

Pöytäkirjanotteet toimielinten käsittelystä ja allekirjoitetut sitoumukset toimitetaan tietohallintosihteerille arkistoitavaksi.

Kunnanhallitus toteaa, että Meita Oy edellyttämä sopimus ei ole työsopimus vaan luottamushenkilön sähköistä palvelua koskeva luottamustoimeen liittyvä sopimus, jonka vuoksi allekirjoitettavasta sopimuksesta poistetaan sitoumus, joka koskee sopimusaikana tehtyjä keksintöjä ja patentteja.

Rautjarvi.fi käyttäjätunnusten haltijoiden kanssa laaditaan uudet muutetut sopimukset.

Päätös Hyväksyttiin sillä lisäyksellä, että tietoturva- ja viestintäperiaatteiden sitoumuksesta poistettiin tietoturva ja -tietosuoja kohdasta toinen kappale ja lisätään tietosuojaa ja tietoturvaa käsittelevään ohjeistus sekä toimintatapoihin liittyvät aineistot, joihin luottamushenkilön tulisi perehtyä, että pystyisi ylläpitämään osaamista tietosuoja- ja -turva-asioissa tehtävien
edellyttämällä tavalla.

Kv 13.09.2021 § 50 

Valmistelija Eija Hämäläinen, hallintojohtaja

 p. 040 354 0292, eija.hamalainen@rautjarvi.fi

Esittelijä Kunnanhallitus

Päätösehdotus Kunnanvaltuusto hyväksyy sisällöltään sitoumuksen tietoturva- ja viestintäperiaatteiden noudattamisesta käytettäväksi Rautjärven kunnassa ja päättää, että sitoumus on käsiteltävä luottamushenkilötoimielimissä, jolla voidaan varmistaa kaikkien toimielinten jäsenten saaneen tiedon tietoturva- ja viestintäperiaatteista.

Pöytäkirjanotteet toimielinten käsittelystä ja allekirjoitetut sitoumukset toimitetaan tietohallintosihteerille arkistoitavaksi.

Kunnanhallitus toteaa, että Meita Oy edellyttämä sopimus ei ole työsopimus vaan luottamushenkilön sähköistä palvelua koskeva luottamustoimeen liittyvä sopimus, jonka vuoksi allekirjoitettavasta sopimuksesta poistetaan sitoumus, joka koskee sopimusaikana tehtyjä keksintöjä ja patentteja.

Rautjarvi.fi käyttäjätunnusten haltijoiden kanssa laaditaan uudet muutetut sopimukset.                           

Päätös Hyväksyttiin.

Kh 27.09.2021 § 188 

122/00.00.01/2021

Valmistelija Harri Anttila, kunnanjohtaja

 p. 040 055 9034, harri.anttila@rautjarvi.fi

Esittelijä Kunnanjohtaja Anttila Harri

Päätösehdotus Kunnanhallitus sitoutuu toiminnassaan noudattamaan tietosuojaan, tietoturvaan ja asialliseen viestintään liittyviin lakeihin ja ohjeistuksiin ja allekirjoittaa kunnanvaltuuston hyväksymän sitoumuksen.                           

Päätös Hyväksyttiin. Sopimus allekirjoitetaan sähköisesti uuden allekirjoitusjärjestelmän kautta.