Kunnanhallitus
Pöytäkirja 31.05.2021/Pykälä 90

Kh 31.05.2021 § 90 

111/00.01.02/2021

Valmistelija Harri Anttila, kunnanjohtaja

 p. 0400 559 034, harri.anttila@rautjarvi.fi

Toiminnan yleisten edellytysten huomioiminen

Kuntavaalit pidetään 13.6.2021 ja keskusvaalilautakunta vahvistaa vaalin tuloksen 16.6.2021. Uusien valtuustojen ja luottamushenkilöiden toimikausi on vahvistettu alkamaan 1.8.2021 ja päättymään 31.5.2025.

Kuntalain mukaan kunnanhallituksen puheenjohtaja kutsuu koolle uuden kunnanvaltuuston ja vanha kunnanhallitus valmistelee uuden valtuuston järjestäytymisasiat.

Nykyisten toimielinten toimikausi jatkuu siihen saakka, kun valtuusto on valinnut uudet toimielimen. Toisaalta valtuuston toimikauden lykkääntymisen johdosta on nykyisille luottamushenkilöille annettu mahdollisuus ilmoittaa toimikautensa päättämisestä 31.5.2021 jälkeen. Toimikausi päättyy ilmoituksella, eikä sijaan valita uutta luottamushenkilöä vaan hänen sijaansa toimielimeen nousee varavaltuutettu tai -jäsen. Poikkeussäännös painottaa mahdollisimman nopeaa uuden valtuuston järjestäytymistä ja uusien toimielinten valintaa.

Uuden valtuuston toimikauden alkaminen 1.8.2021 tuo haasteita toiminnan järjestämiselle. Puolueiden neuvottelut luottamushenkilöpaikkojen täyttämisestä olisivat normaalissa järjestyksessä heinäkuulle, mutta voisivat lykkääntyä lomakauden takia elokuun puolelle. Uuden valtuuston tulisi kuitenkin kokoontua järjestäytymiskokoukseen heti toimikauden alussa, jotta muiden toimielinten, erityisesti kunnanhallituksen, toiminta käynnistyisi ripeästi niin, että elokuun aikana voitaisiin antaa vuoden 2022 talousarvion kehys ja laadintaohjeet.

Koska myöskään perehdytystä ei voida aloittaa lomakauden takia ennen toimikauden alkua, niin tiukka aikataulu tarkoittaa, että uuden kunnanhallituksen jäsenten kaikki elo- ja syyskuun maanantait tulee varata luottamushenkilötehtäviin. Muut valtuutetut olisivat vapaina neljänä viikkona.

Toivottavaa olisi, että kunnan omat organisaation luottamushenkilö-paikkojen neuvottelut aloitettaisiin heti vaalituloksen vahvistumisen jälkeen. Maakunnallisten tehtävien täyttäminen olisi mahdollista siirtää valtuuston syyskuun kokoukseen, jos paikkojen jakaantuminen ja ehdokkaat eivät ole selvillä elokuun alussa.

Uuden hallintosäännön myötä pyritään Rautjärven kunnassa mahdollis-tamaan kokonaan sähköiset menettelytavat heti toimikauden alusta lukien. Kunnanvaltuutetuille sekä lautakuntien jäsenille on tilattu (ja luvattu toimitusvaikeuksista huolimatta) 25 kannettavaa tietokonetta ja niiden ylläpito järjestetään Meitan palveluna. Kaikille luottamushenkilöille perustetaan @rautjarvi.fi postilaatikot ja kirjautuminen palveluihin hoidetaan Meitan kautta neljännesvuosittain vaihdettavalla salasanalla. Samalla käyttöön otetaan kokoushallintaohjelman uusi versio ja extranet-palvelu korvautuu Teams-ympäristöllä. Ympäristöön voidaan liittää myös maakunnallisten Meitan palveluja käyttävien organisaatioiden ympäristöt.

Meitan ympäristön myötä voidaan toteuttaa myös pääsy talous- ja toimintaraportointiohjelmaan, joka otetaan käyttöön syksyn aikana. Lisäksi käyttöön otetaan vahvaan tunnistautumiseen perustuva sähköinen allekirjoitus, joka mahdollistaa mm. pöytäkirjojen allekirjoituksen ja tarkastuksen sähköisesti.

Tällä hetkellä luottamushenkilöiden käytössä olevat kunnan tabletit ovat teknisesti vanhentuneita, eivätkä ne enää sovellu kunnan järjestelmien käyttöön, joten niistä voidaan luopua. Uudelleen käytettäviä ovat ainoastaan iPadien mobiililiittymät.

Luottamushenkilöiden perehdyttäminen

Tietosuojaan ja asialliseen some-käyttäytymiseen sitoutumista pyritään edistämään kaikkien toimielinten ensimmäisiin kokouksiin valmisteltavalla päätöksellä ja allekirjoitettavalla yhteisten periaatteiden sitoumuksella.

Yleistä luottamushenkilökoulutusta on arvioitu tarvittavan noin 10 tuntia, jonka teemoja olisivat:

-          Kuntalaki, tiedonhallintalaki, hallintosääntö, kokouskäytännöt ja esteellisyys

-          Talousarvio, käyttösuunnitelma, tilinpäätös ja toiminnan raportointi

-          Kunnan organisaatio ja toiminta sekä ohjaavat normit

-          Asioiden vireille tulo, valmistelu, päätöksenteko ja toimeenpano

-          Luottamushenkilöiden oikeudet, vastuut, velvollisuudet sekä palkkiot ja korvaukset

-          Kunnalliset hankinnat

-          Kuntastrategia

Yleinen luottamushenkilökoulutus on suunniteltu toteutettavaksi siten, että em. teemoihin liittyvistä kunnallishallinnon perusteista järjestettäisiin koulutusta ostopalveluna joko yksin tai yhteistyössä muiden kuntien kanssa. Etelä-Karjalan kesäyliopisto järjestää 3 x 2 h verkkoluentosarjan á 230 €, jolloin kunnan kustannus olisi noin 4.000 €. Lisäksi tarpeen olisi hankkia luottamushenkilön käsikirja noin 2 100 €.

Toisena vaihtoehtona on panostaa itseopiskeluun Suomen Kuntaliiton ja FCG Oy:n Kuntapäättäjä-verkkokoulutuspaketin hankinnalla, jonka kustannus on noin 3.000 euroa/vuosi eli n. á 170 €. Verkkokoulutuksen etuna on, että materiaali on tutustuttavissa omalla aikataululla ja käytettävissä päivitettynä koko valtuustokauden ajan.

Omana koulutuksen järjestettäisiin koulutusta niistä teemoista, jotka joiden sisällöt ovat pääosin kuntakohtaisia näitä ovat:

-          Hallintosääntö, kokouskäytännöt ja esteellisyys,

-          Sähköinen kokousjärjestelmä Cloud Meeting,

-          Talousarvio, käyttösuunnitelma, tilinpäätös ja toiminnan raportointi (Kuntamaisema),

-          Kunnan organisaatio ja toiminta

-          Kuntastrategia

Toimielinten jäsenille on lisäksi järjestettävä perehdytystä kunkin oman toimialan osalta.

Esimerkiksi kunnanhallituksen olisi hyvä perehtyä henkilöstöhallintoon, konsernin johtamiseen, maankäyttöön ja kaavoitukseen, elivoima-politikkaan ja -hankkeisiin sekä kuntien väliseen yhteistyöhön.

Kunnanvaltuuston keskeisenä teemana olisi vahvistettu kuntastrategia ja sen tavoitteiden ja toimenpiteiden arviointi, jonka pohjalta valmistellaan "strateginen sopimus" sekä täsmennetään vuoden 2022 sekä vuosien 2023- 2024 strategiset tavoitteet ja mittarit.

Toimenpiteiden aikataulu

14.6 - 30.6. Vanhojen iPadien/dataliittymäkorttien palautus kunnantalolle (mieluimmin kesäkuun kokouksen yhteydessä)

17.6. Valtuutettujen yhteystietojen kokoaminen ja valtuustokauden alkuun liittyvien toimenpiteiden ja aikataulujen tiedottaminen

21.6. Kunnanhallituksen esitykset uudelle valtuustolle

28.6.-24.7. Sähköisten toimintaympäristöjen perustaminen ja kannettavien tiekoneiden valmistelu valtuutetuille

26.7. klo 17.00 Valtuuston iltakoulu; laitteiden luovutus ja käyttökoulutus valtuutetuille

28.7. Sähköinen kokouskutsu valtuutetuille

2.8. klo 18.00 Kunnanvaltuuston järjestäytymiskokous

3.8.- 5.8. Kutsut luottamushenkilökoulutukseen ja kunnanhallituksen sähköinen kokouskutsu

9.8. klo 14.00 Kunnanhallituksen järjestäytymiskokous

9.8. klo 18.00 Lauta- ja johtokuntien perehdytys sähköiseen kokousympäristöön

16.8. ja 23.8. klo 17.00 - 20.00 Luottamushenkilökoulutuspäivät

18.8.-25.8. Lauta- ja johtokuntien järjestäytymiskokoukset ja perehdytyksen aloittaminen (talousarvion ½-vuosiraportti)

30.8. Kunnanhallituksen kokous (talousarvion laadintaohjeet ja ½-vuosiraportti

6.9. klo 18.00 Kunnanvaltuuston kokous (maakunnalliset valinnat ja ½-vuotisraportti) sekä strategiailtakoulu

13. ja 20.9 Valtuuston strategiailtakoulut

20.9. Kunnanhallituksen kokous

27.9. klo 18.00 Kunnanhallituksen perehdytysiltakoulu

Jos valtuuston ensimmäinen kokous pidetään 9.8.2021, kokouksen jälkeiset aikataulut siirtyvät viikolla eteenpäin. Valtuuston iltakoulua 26.7. ei vuosilomien takia voida siirtää seuraavalle viikolle.

Niille luottamushenkilötoimielimien jäsenille, jotka eivät ole varsinaisia valtuutettuja tai ensimmäisiä varavaltuutettuja, ei täydellä varmuudella pystytä luomaan käyttäjäprofiileja @rautjarvi.fi ympäristöön käyttöön luovutettaville kannettaville tietokoneille ensimmäisiin kokouksiin, jolloin sähköinen kokousympäristö on ottava väliaikaisesti käyttöön henkilöiden omilla laitteilla ja sähköpostiosoitteilla. Kuten myös vastaaville toimielimien varajäsenille, ennen kuin tarpeellinen määrä laitteita on saatu hankituksi.

Esittelijä Kunnanjohtaja Anttila Harri

Päätösehdotus Kunnanhallitus hyväksyy suunnitelman uuden valtuustokauden aloittamisesta ja valtuuston kutsumisesta ensimmäiseen kokouksen 2.8.2021 sekä päättää ottaa käyttöön Kuntapäättäjä verkkokoulutus-ympäristön.

Valtuustokauden alussa kannettavat tietokoneet luovutetaan valtuusto-ryhmien ensimmäisille varavaltuutetuille. Muiden toimielinten varsinaisten jäsenten saatua kannettavat tietokoneet päätetään erikseen muiden varavaltuutettujen ja toimielimien varajäsenten laitteiden hankkimisesta ja luovuttamisesta.

Kunnanhallitus edellyttää, että luottamushenkilöiden käytössä olevat mobiililiittymäkortit tulee palauttaa kunnantalolle viimeistään 30.6.2021 ja päättää, että vanhat iPadit annetaan tarpeettomina niitä viimeksi käyttäneille luottamushenkilöille.

Kunnanhallitus saattaa aikataulut ja toimenpiteet kunnanvaltuustolle tiedoksi.                           

Päätös Hyväksyttiin sillä muutoksella, että kunnanhallituksen puheenjohtaja Taina Lonka ilmoituksen mukaan ensimmäinen valtuuston kokous kutsutaan koolle 9.8.2021.