Kunnanhallitus
Pöytäkirja 07.11.2022/Pykälä 190

Kh 17.10.2022 § 167 

Valmistelija Eija Hämäläinen, hallintojohtaja

 p. 040 354 0292, eija.hamalainen@rautjarvi.fi

Työterveyspalvelut on kilpailutettu Rautjärven kunnassa edellisen kerran vuonna 2019. Tämän hetkinen palvelusopimus Pihlajalinna Oyj:n kanssa päättyy 31.12.2022.

Työterveyspalvelujen hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia (1397/2016) ja lakia julkisista hankinnoista annetun lain muuttamisesta (499/2021) sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE2017).

Hankintalain mukaan kunnan ja kuntayhtymän tulee kilpailuttaa ns. kynnysarvot ylittävien työterveyspalvelujen hankinta. Rautjärven kunnan työterveyspalveluiden hankinta ylittää kansallisen (60.000 euroa) kynnysarvon. Keskimääräinen vuosihankinta arvo Rautjärvellä on 43 000 euroa.

Rautjärven kunta voi liittyä Hanselin dynaamisessa hankintajärjestelmässä eli DPS:ssä kilpailutettuun hankintaan työterveys 2020-2026. DPS:ssä asiakas tekee hankinnat oman minikilpailutuksen kautta ja saa siihen Hanselista valmiit mallipohjat ja hyvän tuen. DPS:ssä on useita toimittajia ja asiakas hyötyy myös muista yhteishankinnan eduista, kuten kilpailukykyisistä hinnoista, hyvistä sopimusehdoista, luotettavista sopimustoimittajista ja toimitusvarmuudesta.

Yhteishankinnan edut

• Työterveyden keskeisille veloituksille on asetettu enimmäishinnat eivätkä sopimustoimittajat voi ylittää näitä enimmäishintoja.
• Hansel huolehtii asiakkaiden puolesta hinnankorotusten käsittelyn, alihankkijamuutokset ja valvoo osaltaan sopimuksia.
• Sopimuksen ehdot on rakennettu tukemaan asiakkaan työterveyden vaatimuksia mahdollisimman hyvin.
• Valmiin mallipohjan avulla asiakas pystyy seuraamaan oman asiakaskohtaisen sopimuksen tuloksellisuutta sopimuskaudella.
• Hanselin tukitiimi avustaa asiakasta asiakkaan omassa minikisassa, ja Hanselilta löytyy valmiit mallipohjat, jotka täydentämällä asiakas tekee minikisan.

Monipuoliset työterveyshuollon palvelut tarpeiden mukaan:

• Lakisääteisen ennaltaehkäisevän työterveyshuollon
• Yleislääkäritasoisen sairaanhoidon ja muun terveydenhuollon
• Työterveyshuoltoa tukevat lisäpalvelut, esimerkiksi digitaaliset ratkaisut tai etäpalvelut.

Asiakkaalla on mahdollisuus huomioida paikallisuus sekä paikalliset erityistarpeet, sillä toimittajavalinta tapahtuu minikisan avulla valmiita mallipohjia käyttäen. Tästä sopimuksesta asiakas saa tarpeitaan vastaavat palvelut haluamassaan laajuudessa. Sopimusehdot ja enimmäishinnat suojaavat asiakkaan asemaa, ja se pääsee hyötymään suuren hankintavolyymin mukanaan tuomista eduista. Toimittajavalinta tapahtuu minikisan avulla sähköisesti Cloudian järjestelmässä valmiiden materiaalien avulla.

Tätä yhteishankintaa voivat käyttää kaikki ne Hanselin asiakkaat, jotka eivät käytä jo olemassa olevaa Työterveyshuollon palvelut 2018-2024 DPS yhteishankintaa.

Sopimuskausi on 2020-2026 eli dynaaminen hankintajärjestelmä on voimassa 31.12.2026 saakka. Asiakkaan hankintasopimus voi olla voimassa enintään 31.12.2028 saakka, mutta sen kokonaiskesto ei voi olla enempää kuin kuusi vuotta.

Hanselin mallipohjiin sisältyy erilaisia työkaluja kuten työterveyden tilannekuva -mallipohja yhteistyön tavoitteelliseen johtamiseen.

Hansel suosittaa liittymistä yhteishankintaan, vaikka dynaamisiin hankintajärjestelmiin (DPS) ei ole välttämätöntä. Liittymällä DPS:ään saa tietoa esimerkiksi sopimusta koskevista muutoksista ja muista ajankohtaisista asioista.

Minikilpailutuksessa voi valita yhden tai useamman sopimustoimittajan työterveyspalveluiden toimittajaksi tarpeiden mukaan. Vaatimukset täyttäviä toimittajia hyväksytään mukaan DPS:ään koko sen keston ajan. Ajantasainen lista toimittajista Hanselin kilpailutusjärjestelmästä. Toimittajalla on oikeus käyttää Hanselin hyväksymiä alihankkijoita.

Yhteishankinnoissa moni asia on jo sovittu valmiiksi. Hansel on varmistanut muun muassa sopimustoimittajien luotettavuuden ja toimituskyvyn. Laaditut ehdot mahdollistavat yhteishankinnan sujuvan käytön sopimuskaudella ja toimivat vankkana tukijalkana asiakkaan omalle hankintasopimukselle.

DPS:ssä on enimmäishinnat, joita ei voida ylittää DPS:n sisäisiin kilpailutuksiin annettavissa tarjouksissa. Toimittajat voivat esittää Hanselille hinnankorotuksia hankintasopimuksiin ensimmäisen kerran lokakuussa 2022. Mikäli Hansel hyväksyy korotuksia, tulevat ne voimaan 1.1.2023. Tämän jälkeen toimittajat voivat esittää Hanselille hinnankorotuksia vuosittain.

Toimittajalla ei ole oikeutta veloittaa asiakkaalta yleiskustannusten kattamiseksi maksuja (pois lukien yleismaksu), kuten esimerkiksi erillisiä toimistomaksuja, laskutuslisiä tai muita päällekkäisiä maksuja tai kustannuksia, eikä sähköisten palveluiden maksuja, kuten Kanta-maksuja ja eReseptimaksuja.

Hinnat eivät sisällä Hanselin palvelumaksua, joka on 1 % arvonlisäverottomasta kokonaislaskutuksesta. Toimittaja veloittaa tämän asiakkaalta erillisellä laskulla. Hansel veloittaa tämän jälkeen palvelumaksun osuuden toimittajalta. Tällä poikkeavalla järjestelyllä varmistetaan asiakkaiden KELA-raportoinnin sujuvuus.

Hanselin kautta Työterveyspalvelujen 2020-2026. DPS:ään voi liittyä 2020-2026 eli se on voimassa 31.12.2026 saakka. Asiakkaan hankintasopimus voi olla voimassa enintään 31.12.2028 saakka, mutta sen kokonaiskesto ei voi olla enempää kuin kuusi vuotta. Rautjärven kunnalle- on hankintaa suunniteltu ajalle 1.1.2023 - 31.12.2025 sekä mahdollisuutta yhteen optio vuoteen.

Vertailuperusteeksi hinnan lisäksi voi minikilpailutuksessa ottaa laatutekijöitä. Tähän kilpailutukseen on määritelty jo etukäteen laatutekijöitä joista on mahdollista käyttää kahta laatutekijä. Laatutekijöiksi on valittu:

• Saavutettavuus työtekopaikkakunnalla (mm. matka-aika tai etäisyys, aukioloajat) ja vastaanotolle pääsy 2 päivän kuluessa (mm. vasteajat)
• Digitaaliset ratkaisut (mm. esimiesten tuki ja raportointi) ja etäpalvelujen käyttö mahdollisuus sekä niiden toiminnallisuudet

Keskimääräinen vuosihankinta arvo Rautjärvellä on 43 000 euroa ja kilpailutukseen sisältyvän kauden arvo optiovuosi mukaan lukien on 172 000 euroa.             

Esittelijä Kunnanjohtaja Anttila Harri

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää
1. kilpailuttaa työterveyspalvelut ajalle, jonka pituus on 2023 - 2025, sekä lisäksi mahdollisuuden 1 vuoden option käytöstä
2. hyväksyä tarjousvertailun valintaperusteeksi parhaan hinta-laatusuhteen siten, että hinnan vaikutus on 60 % ja laadulliset ehdot 40 %.
3. kilpailutus tehdään minikilpailutus liittymällä Hansel Oy:n dynaamisessä hankintajärjestelmässä eli DPS:ssä kilpailutettuun hankintaan työterveys 2020-2026

Päätös Hyväksyttiin.

Kh 07.11.2022 § 190 

142/02.08.00/2022

Valmistelija Eija Hämäläinen, hallintojohtaja

 p. 040 354 0292, eija.hamalainen@rautjarvi.fi

Valmistelun yhteydessä on huomattu, että riittävän tarjouksen jättöajan ja päätöksen täytäntöönpanoajan turvaamiseksi olisi syytä muuttaa sopimuksenteko aikaa kuukaudella 1.2.2023 saakka. Lisäksi on olisi järkevämpää optiovuoden sijaa jatkaa suoraan sopimuskautta maksimiaikaan eli 31.12.2028, koska sopimus työterveyspalveluista on irtisanottavissa milloin tahansa.

Tarjousvertailu valintaperusteeksi kannattaa ottaa kilpailutus suoraan hinnanperusteella, koska aikaisemmin valitut laatuperusteet sisältyvät Hanselin DPS:n määritykseen. Saavutettavuus on määritelty hankinnan kohde- ja vähimmäisvaatimukset sekä työpisteet ja toimipaikat kohdassa siten, että toimipisteen (josta palveluita tuotetaan) hyväksyttävä enimmäisetäisyys työpaikasta on 60 kilometriä.

Esittelijä Kunnanjohtaja Anttila Harri

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää
1. kilpailuttaa työterveyspalvelut ajalle, jonka pituus on 2023 - 2028.
2. hyväksyä tarjousvertailun valintaperusteeksi halvin hinta.
3. kilpailutus tehdään minikilpailutuksena liittymällä Hansel Oy:n dynaamisessä hankintajärjestelmässä eli DPS:ssä kilpailutettuun hankintaan työterveys 2020-2026

Päätös Hyväksyttiin.