Kunnanhallitus
Pöytäkirja 06.05.2024/Pykälä 81

Kh 06.05.2024 § 81 

72/07.01.03/2022

Valmistelija Päivi Kujantola, tietohallintosihteeri

 p. 0400 396 024, paivi.kujantola@rautjarvi.fi

Rautjärven Miettilän Komendantin talon alakerrassa on varastotila, joka on ennen ollut asiakirjojen arkistokäytössä. Tänä päivänä kyseinen tila ei täytä kansallisarkiston antamia arkistotilamääräyksiä (AL/19699/07/01.01.00/2021; 1.3.2013). Määräys koskee arkistointivaiheessa olevia asiakirjoja, mutta sitä voi soveltaa myös määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytystilojen suunnittelussa.

Arkistotilojen tulee suojata aineistoja asiakirjoille haitallisilta olosuhteilta ja rajoittaa aineistoihin pääsy vain henkilöille, joiden työtehtäviin aineistojen käsittely kuuluu. Arkistotilojen tulee suojata aineistot mm. vedeltä ja haitalliselta kosteudelta, tulelta ja palokaasuilta, liialliselta lämpenemiseltä ja valolta, ilman epäpuhtauksilta, ilkivallalta, vahingonteolta ja luvattomalta käytöltä poikkeusoloissa. Alinta kellarikerrosta ei suositella arkistotilaksi. Arkistotilan olosuhteiden tulee lämpötilan, ilman suhteellisen kosteuden ja puhtauden suhteen olla arkistoitaville asiakirjoille turvallisissa rajoissa.

Yhdistykset ja järjestöt ovat kyselleet asiakirjojen ja muun tavaran säilytyspaikaksi Komendantin talon varastotilaa. Varastotila ei sovellu asiakirjojen pitkäaikaissäilytykseen. Yhdistysten hallinnon järjestämistä kuitenkin auttaisi, jos aineistoa ei tarvitsi säilyttää yksityisissä tiloissa.

Mikäli yhdistys, järjestö haluaa säilyttää asiakirjansa pysyvästi, ne on toimitettava kansallisarkistoon. Tällä hetkellä Kansallisarkisto vastaanottaa yksityisiä arkistoaineistoja, joilla on tutkimusarvoa kansallisesta näkökulmasta katsottuna ja lisäluovutuksia Kansallisarkistossa jo oleviin arkistoihin (Yksityisarkistot | Kansallisarkisto).

Valmistelijan ehdotus:

Komendantin talon varastotilassa vanhat puuhyllyt vaihdetaan metallisiin siirtohyllyköihin ja laatikostoihin, joissa asiakirjoja /tavaroita voi säilyttää tietyn ajan. Varastotila siivotaan säännöllisesti. Varastotilan lukko uusitaan ja varastotila pidetään lukittuna ulkopuolisilta kävijöiltä. Kulttuurituottaja vastaa ja päättää Komendantin talon varastotilasta sekä hyväksyy, ottaa vastaan ja luetteloi varastotilassa säilytettävän aineiston ja määrittelee aineiston säilytysajan, jonka jälkeen säilytettävä aineisto tulee toimittaa Kansallisarkistoon tai muuhun yhdistyksen päättämään käsittelyyn.

Esittelijä Kunnanjohtaja Anttila Harri

Päätösehdotus Kunnanhallitus hyväksyy valmistelijan esityksen sotahistoriakeskus Komendantin varastotilan luovuttamisesta järjestöjen ja yhdistysten aineistojen säilytykseen.

Kunnanhallitus painottaa, että Rautjärven kunta ei perusta kotiseutuarkistoa tai ota vastuuta yhdistysten aineistojen arkistoinnista.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi esityksen päätösehdotuksen mukaisesti.